هنگامی که صحبت از جایگاه حرفه ای ها می شود، نحوه صحبت کردن ما( از جمله تن،گام و میزان بلندی صدا) هر کدام نقش مهمی دارند و به طور چشمگیری بر نحوه ادراکی که رئیس و همکاران از ما دارند تأثیر می گذارد. ما زمان زیادی را صرف فکر کردن به این مورد می کنیم که چه چیزی باید در مورد کسب و کارمان بگوییم امّا لزوماً به این که چگونه آن را بیان کنیم توجهی نداریم. سخت است که خودمان لغزش کلامی خود را تشخیص دهیم.
ما با چندین کارشناس مشورت نمودیم تا مهم ترین اشکالات در نحوه صحبت کردن را شناسایی و از آنها اجتناب کنیم، این موارد عبارتند از:
1- لکنت داشتن یا کلمات و اصوات را مرتب تکرار کردن
اصوات در گفتار روزمره حضور دارند. "مانند"، "آه"، " اُم"، "اِ" کلماتی هستند که به طور مرتب، اغلب به طور ناخواسته در مکالمات رسمی استفاده می کنیم. امّا اگر در مقام یک حرفه ای آنها را به کار ببرید برجسته تر به نظر می آیند. جان وست ، رئیس بخش سخنرانی در New York Speech Coaching به کلماتی مانند موارد بالا به عنوان مکث های با صدا یاد می کند. مردم معمولاً از این کلمات در سخنرانی ها استفاده می کنند به دلیل اینکه آنها می ترسند یک مکث باعث شود که آنها شنوندگان خود را از دست دهند.
2- بیش از حد تند صحبت کردن
سریع سخنرانی کردن یک حالت عصبی معمول است و باعث می شود که سخنران به سختی بتواند ادامه دهد و این برای ارائه ای که گویایی و شفافیت آن بسیار مهم است مناسب نمی باشد. سوزان فینچ مربی صدا و سخنرانی در نیویورک، کسی که با افراد حرفه ای درکسب و کار تجربه همکاری داشته است، عنوان می کند که سخنرانان شتاب زده اغلب کلمات خود را با "من من کردن، عجله و بلعیدن" به پایان می رسانند. برای رفع این مشکل او از مشتریان خود می خواهد قبل از شروع به صحبت کردن یک نفس عمیق بکشند. این عمل ساده باعث ایجاد یک وقفه طبیعی در سخنرانی می شود و به شخص برای کم کردن سرعت کمک می کند.
3- بیش از حد آرام صحبت کردن
یکی دیگر از مشکلات مردم یاد گرفتن نحوه ارائه و صحبت کردن با تن صدای مناسب می باشد. ساندرا کازن مربی صدا برای مدیران در شهر نیویورک، عنوان می کند که مهارت افراد در ارائه به نوع صدای آنها بستگی دارد. برای مثال، به طور طبیعی افراد با تن صدای بلند ارائه بهتری نسبت به افراد با صدای تن پایین دارند، با این حال این رابطه همیشه درست نیست. همچنین افرادی با صدای تو دماغی احتمالاً مشکلی در نحوه ارائه نخواهند داشت امّا گوش دادن به این نوع صدا برای مدّت طولانی بسیار آزاردهنده خواهد بود. به همین دلیل کارشناسان می گویند بهترین راه برای تنظیم صدا این است که به خوبی نفس بکشید. مشکلات در نحوه ارائه زمانی اتفاق می افتند که مردم تارهای صوتی خود را سفت و منقبض می کنند و مانع رسیدن جریان هوا می شوند.
4- صدای ناصاف و زمخت
مشکلی که در بین زنان جوان رایج است با عنوان "صدای ناصاف و زمخت" شناخته می شود. این مسئله زمانی اتفاق می افتد که جریان هوا در گلوی یک شخص قطع می شود و صدایش در زمان سخنرانی همانند صدای جیرجیر(غژغژ) می شود. از نظر همگان این نوع صدا آزاردهنده می باشد. در زبان شناسی از آن به عنوان صدای جیرجیر یاد می شود بخاطر اینکه صدایی مانند صدای جیرجیر در یا یک لولا که نیاز به چرب کردن دارد می باشد. بهتر است در اولین زمانی که متوجه این مشکل شدید از صحبت کردن اجتناب کنید و قبل از هر صحبتی به اندازه کافی نفس بکشید. مربیان می گویند ضبط صدا برای تشخیص این که شما در چه زمانی بیشتر دچار این مشکل می شوید می تواند مفید باشد.
5- نامفهوم شدن صدا در عبارات پایانی
آیا تا به حال توجّه کرده اید که افراد پایان یک جمله را آرام تر بیان می کنند. الگوی رایج سخنرانی در کشور ما به این گونه است که صدای ما در پایان عبارات و جملات پایین تر از میزان صدا در جملات ابتدایی باشد. این بدان معناست که کلمات مهم می توانند به راحتی نادیده گرفته شوند یا افکار ناتمام بمانند. فینچ می گوید شما می خواهید صدای خود را در یک سطح نگه دارید امّا افکار شما مرتب به سمت پایان ارائه می روند.
6- بلند ادا کردن یا جملات را به صورت سوال عنوان کردن
مشکل دیگری که در سخنرانی رایج است بلند صحبت کردن می باشد، به این معنی که پایان یک جمله را با صدای بلند ادا کنیم به طوری که همانند یک سوال به نظر آید حتّی زمانی که سوالی نیست. کازن عنوان می کند که این مشکل بیشتر در میان زنان رایج است. فینچ ادعا می کند مردم وقتی از صدای بلند استفاده می کنند که بخواهند نام شخص دیگری را بیان کنند و اغلب آن را به عنوان یک سوال می پرسند مثل اینکه آنها مطمئن نیستند. انجام این کار باعث می شود به نظر برسد که سخنران اعتماد به نفس کمی دارد. سخنرانانی که چنین مشکلی دارند باید صدایشان را ضبط کنند و تلاش کنند تا صدایشان در انتهای جملات بلندتر ادا نشود.
7- صحبت کردن با صدای یکنواخت
هیچ چیز مانند یک ارائه خسته کننده باعث بی حوصلگی مخاطبان نمی شود. به همین دلیل مربیان صدا می گویند یکی از بدترین اشتباهات در هنگام صحبت کردن استفاده از یک صدای کسل کننده و یکنواخت است. وست توضیح می دهد که ما می خواهیم در یک صدا شور و شوق و جرأت بشنویم.
منظور از موارد گفته شده این نیست که به شما بگوید با صدای بلند یا پایین صحبت کنید بلکه شما باید انواع تغییر لحن و تن صدا را در در بیان جملات خود بکار ببرید و آسان ترین راه برای دستیابی به این موفقیت این است که نفس بکشید و آرام باشید.
زمان زیادی طول می کشد تا ما با اهمیت تجربه و دانش برخورد به مردم پی ببریم و مهارت های لازم را با آزمون و خطا به دست بیاوریم. ما به تدریج هنر مذاکره، مباحثه، تعامل و حتی رندی و به قولی با پنبه سر بریدن را را با حضور مداوم در جامعه فرامی گیریم. چون مجبور به حضور در جامعه هستیم، ناگزیر هستیم که برای بقا یا افزایش تأثیر خود، آراسته به مهارت های اجتماعی شویم.
در اینجا برای نمونه به ۱۱ ترفند مبتنی بر دانش روانشناسی اشاره می کنیم که می تواند زندگی شما را دگرگون کند و شما به کمک آنها خواهید توانست، بدون تقابل مستقیم، وارد کردن فشار و یا دادن امتیاز، دیگران را وادار کنید که به خواسته های شما تن در بدهند!
1- از طعمه استفاده کنید تا مردم محصول شما را بخرند.
فرض کنید که دو نسخه از یک محصول یا خدمات را دارید که یکی از آنها خیلی گران تر از دیگری است. مشکل شما این است که در فروش نسخه گران تر، موفق نیستید. برای اینکه مردم را مشتاق کنید که محصول گران تر را بخرند باید یک نحصول سوم هم درست کنید، روی این محصول یا خدمات سوم، همان قیمت محصول گران را باید بگذارید، اما این محصول باید عملکرد یا کیفیت به وضوح پایین تری از محصول گران اولیه داشته باشید. این طوری مردم قیمت ها را با هم مقایسه می کنند و به نظرشان خرید محصول گران، خیلی ارزشمند خواهد آمد.
2- فضای گفتگو و مذاکره را تغییر بدهید.
می خواهید معامله حساسی کنید و طرف مقابل شما سرسختی می کند و از قیمت یا شرایطی که داده، اصلا کوتاه نمی آید؟ بی جهت در یک سالن کنفرانس یا دفتر کار او، با وی قرار مجدد نگذارید! او را به یک رستوران یا کافی شاپ دعوت کنید! آخر مردم وقتی فضای پیرامونی شان، به جای مبلمان و وسایل اداری، وسایل عادی و پذیرایی باشد، از خودخواهی می کاهند و بیشتر منعطف می شوند.
3- سود دو سویه
کمک کنید تا طرف تجاری یا کاری تان به چیزی که نیاز دارد به نحوی برسد یا دست کم کارش تسهیل بشود، این طوری او در این معذوریت قرار می گیرد که لطف شما را جبران کند.
4- تقلید از زبان بدن دیگران، برای علاقه مند کردن آنها به خود
می خواهید شخص خاصی به شما بیشتر توجه کند، مثلا رئیس مافوق شما؟ کافی است که از زبان بدن او تقلید کنید یا با تن و شیوه سخن گفتن او حرف بزنید. معمولا کمتر کسی متوجه این تقلیدکاری شما می شود، حتی خود مقام مافوق شما. اما این کار شما به صورت نامحسوس، باعث می شود که به دل آن شخص راه پیدا کنید!
5- سریع تر صحبت کنید تا مخالف شما، تبدیل به موافق تان شود!
کسی سرسختانه با شما مخالفت می کند و با دلیل و بینیه، استدلال های شما را سست و بی اثر می کند؟ کافی است که موقع مذاکره و مابحثه با او، ریتم سخن گفتن خود را سریع تر کنید، این طوری فرصت لازم برای پردازش سخنان خود را از او می گیرید و او دیگر نمی تواند به خوبی گذشته، شما را در موضوع ضعف باقی بگذارد.
6- مردم را گیج کنید تا خواهشتان را بپذیرند
به جای اینکه بگویید این ۸ کارت، ۳ دلار می ارزند به مردم بگویید که قیمت آنها ۳۰۰ پنی است! در ظاهر هیچ فرقی نمی کند، اما این طوری مردم مجبورند که کمی فکر کنند و یک محاسبه ذهنی انجام بدهند تا ببینند، قیمت هر کارت، چند دلار است. خیلی وقت ها هم تسلیم قیمت پیشنهادی شما می شوند.
7- وقتی کسی خسته و تهی از انرژی شده، از او خواهشی کنید!
به جای اینکه اول صبح، وقتی که مردم انرژی زیاد دارند، از آنها خواسته ای بخواهید، آخر وقت کاری، وقتی آنها تهی از انرژی می شوند، به نزدشان بروید و از آنها بخواهید که لطفی در حق شما بکنند.
8- به جای افعال از اسامی استفاده کنید
استفاده از اسامی، هویت شخصی شما را به عنوان عضوی از یک گروه، تقویت می کند. بنابراین به جای اینکه بگویید: رأی دادن چقدر برای شما اهمیت دارد؟ بپرسید که: چقدر برای شما مهم است که یک رأی دهنده باشید.
9- سیاست قدیمی ترساندن
شرایط خطیر و متزلزل کاری یا اجتماعی را به کسی متذکر شوید و درست پس از آکه کسی به هراس افتاد، از او درخواستی کنید.
10- عکس هایی از چشم را به نحوی به رؤیت اشخاص برسانید، تا آنها با خواسته شما موافقیت کنند
اگر آدم های فکر کنند که تحت نظارت هستند، حتی اگر این امر ظاهری باشد، مثلا چشم هایی روی پوستر دیواری، آنها بیشتر احتمال دارد که چیزی را که به امانت برده اند، بازگردانند یا از خطایی پرهیز کنند.
11- بر چیزی که رقیب شما به دست آورده، تمرکز کنید و نه چیزی که از دست داده
در مذاکره و مباحثه، بیشتر روی چیزهایی که طرفتان به دست خواهد آورد، تمرکز کنید و نه چیزی که از دست می دهد. مثلا: اگر موافقت کنی، صاحب خودرویی خواهی شد که هزار دلار ارزش دارد. و این طوری حرف نزنید: من هزار دلار بابت فروش این خودرو، می خواهم!